Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

__TODO_BETREIBER__ (Name / Firma des Verantwortlichen)

__TODO_BETREIBER__ (Anschrift)

E-Mail: __TODO_BETREIBER__ (E-Mail-Adresse)

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen. __TODO_BETREIBER__ (prüfen und ggf. Datenschutzbeauftragten benennen)

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

a) Konto- und Bestandsdaten (E-Mail-Adresse, Anzeigename, Authentifizierungsdaten): zur Bereitstellung des Nutzerkontos und zur Authentifizierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

b) Bewerbungsdaten (Lebenslauf-Inhalte, Anschreiben, Bewerbungsfoto, Unterschrift, Bewerbungsverwaltung): zur Erbringung der Kernfunktionen der Plattform. Diese Daten geben Sie selbst ein; sie können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, die Sie freiwillig angeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei besonderen Kategorien Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung durch aktive Eingabe).

c) Nutzungs- und Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Correlation-IDs, technische Logdaten): zur Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

d) Zahlungsdaten (bei Premium-Abonnement): Abwicklung über den Zahlungsdienstleister Stripe; wir erhalten keine vollständigen Zahlungskartendaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

e) KI-Nutzungsdaten (an das KI-System übermittelte Texte, Generierungsprotokolle): siehe Abschnitt 5. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Transparenz- und Nachweispflichten der KI-Verordnung (EU) 2024/1689).

f) Fehler- und Betriebsdaten (Fehler- und Stacktrace-Metadaten, technische Kennungen wie die Correlation-ID): zur Fehlerdiagnose sowie zur Stabilitäts- und Betriebsüberwachung des Dienstes. Die Übermittlung erfolgt an den Auftragsverarbeiter Sentry (Functional Software, Inc.) über ein Projekt in der EU-Datenregion (de.sentry.io); eine Nutzer-ID wird vor der Übermittlung entfernt, und es werden keine Inhalte übertragen (serverseitiges Scrubbing). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Stabilität und Fehlerdiagnose).

g) Feedback- und Umfragedaten (Zufriedenheits- bzw. Weiterempfehlungswert auf einer Skala von 0 bis 10, strukturierte Antworten sowie freiwillige Freitextangaben): Diese Daten geben Sie im Rahmen einer freiwilligen In-Produkt-Umfrage selbst ein; sie dienen ausschließlich der Verbesserung und Weiterentwicklung des Angebots. Die Speicherung erfolgt in unserer Datenbank (Neon Postgres, Region aws-eu-central-1, Frankfurt am Main) und ist ausschließlich serverseitig zugänglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Angebots).

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

• Vercel (USA) — Hosting der Anwendung und unserer Serverschnittstelle mit Serverfunktionen in der Region fra1 (Frankfurt am Main), Dateispeicher für hochgeladene Dateien und Exporte (Vercel Blob, Region fra1) sowie das KI-Gateway für alle KI-Funktionen (Vercel AI Gateway, siehe Google Vertex AI). Vercel ist ein US-Unternehmen; eine Anfrage kann zunächst an einem anderen Vercel-Standort ankommen, auch außerhalb der EU, bevor sie Frankfurt erreicht.
• Neon (Datenbank Neon Postgres) — Speicherung Ihrer Dokumente (u. a. Profil, Lebensläufe, Anschreiben, Bewerbungen, Prüfprotokolle) in der Region aws-eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland).
• Clerk (USA) — Anmeldung und Kontoverwaltung. Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort-Hash, Sitzungen und Anmelde-Metadaten werden auf der Infrastruktur von Clerk in den USA verarbeitet.
• Google (Vertex AI) — führt das Sprachmodell Claude Haiku für die Textfunktionen, das KI-Interview und den KI-gestützten Lebenslauf-Import aus. Wir erreichen das Modell über das KI-Gateway von Vercel (Vercel AI Gateway) und lassen jede Anfrage ausschließlich an Vertex AI mit einem Verarbeitungsstandort in der EU leiten; jede Antwort prüfen wir anhand der Routing-Angaben des Gateways auf diesen Standort und verwerfen sie andernfalls. Diese Festlegung betrifft den Ort der KI-Verarbeitung (Inferenz): Der Weg der Anfrage in das Gateway kann über Vercel-Standorte außerhalb der EU führen, und Ausnahmen der Anbieter, etwa zur Missbrauchsprüfung, sind davon nicht erfasst. Dass Vercel oder Google Ein- und Ausgaben nicht speichern, können wir derzeit nicht zusichern. Übermittelt werden für die Textfunktionen und das KI-Interview die jeweils erforderlichen Eingabetexte (siehe Abschnitt 5), für den Lebenslauf-Import die von Ihnen hochgeladenen Dateien (Lebenslauf-Dokumente, einschließlich eingescannter PDFs und Fotos). Die Übermittlung erfolgt ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung in die Einwilligungskategorie „KI“ (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); ohne diese Einwilligung werden keine Texte oder Dateien an das KI-System übermittelt und die KI-Funktionen bleiben deaktiviert (siehe Abschnitt 6).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Zahlungsabwicklung bei Premium-Abonnements). Derzeit nicht aktiv: Stripe erhält erst Daten, wenn Zahlungen freigeschaltet sind und Sie ein Abonnement abschließen.
• Functional Software, Inc. (Sentry) — Fehler- und Betriebsüberwachung zur Gewährleistung der Stabilität und zur Fehlerdiagnose des Dienstes. Übermittelt werden ausschließlich Fehler- und Stacktrace-Metadaten sowie technische Kennungen (u. a. die Correlation-ID); eine Nutzer-ID wird vor der Übermittlung entfernt, und Inhalte werden nicht übertragen (keine personenbezogenen Standarddaten, serverseitiges Scrubbing). Die Verarbeitung erfolgt in einem Projekt in der EU-Datenregion (Deutschland, de.sentry.io); ein Drittlandtransfer findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und Fehlerbehebung).

Nur mit Ihrer Einwilligung setzen wir zusätzlich folgende Analyse- und funktionale Drittdienste ein (jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufbar, siehe Abschnitt 6):

• Plausible Insights OÜ (cookielose Reichweitenmessung, gehostet in der EU/Deutschland) — nur bei erteilter Analyse-Einwilligung; es werden keine Cookies gesetzt und keine geräteübergreifenden Kennungen gespeichert.
• komoot GmbH (Photon-Geocoder, photon.komoot.io) — für die optionale Adress-Autovervollständigung im Lebenslauf wird die von Ihnen eingegebene Adresse (z. B. Straße, Ort) an den Dienst übermittelt. Aktiv nur nach Ihrer Einwilligung in funktionale Dienste („Funktional“).
• Google (Web Speech API / Speech-to-Text) — bei der optionalen Spracheingabe (Diktierfunktion) übermittelt Ihr Browser die aufgenommenen Audiodaten an Google zur Umwandlung in Text; die Verarbeitung kann auf Servern außerhalb der EU erfolgen. Diese Funktion wird erst nach einem ausdrücklichen Hinweis und nur mit Ihrer Einwilligung in funktionale Dienste aktiviert.

Schriftarten (Webfonts) liefern wir ausschließlich von unseren eigenen Servern aus (Self-Hosting); eine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Google-Font-Server (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com) findet nicht statt.

Eine Übermittlung an sonstige, hier nicht genannte Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

4. Speicherdauer

• Konto- und Bewerbungsdaten: bis zur Löschung des Kontos durch Sie. Nach einem Löschantrag wird das Konto nach Ablauf einer Kulanzfrist von 30 Tagen endgültig gelöscht (Datenbankeinträge, gespeicherte Dateien und das Authentifizierungskonto). Innerhalb der Frist können Sie den Antrag widerrufen.
• Versionsverlauf (Rückgängig/Wiederherstellen): Für jeden gespeicherten Lebenslauf halten wir frühere Bearbeitungsstände als Versionsverlauf vor, damit Sie Änderungen rückgängig machen und wiederherstellen können. Dieser Verlauf ist auf die jeweils 50 zuletzt gespeicherten Versionen pro Lebenslauf begrenzt; ältere Versionen werden automatisch entfernt. Eine gesonderte zeitliche Befristung besteht nicht, da die Datenmenge bereits durch diese Versionsanzahl-Begrenzung strukturell beschränkt ist. Der Versionsverlauf wird gelöscht, sobald Sie den zugehörigen Lebenslauf löschen, spätestens jedoch mit der Löschung Ihres Kontos.
• Technische Protokolldaten: in der Regel maximal 90 Tage.
• Fehler- und Betriebsdaten (Sentry): nach der im Sentry-Projekt konfigurierten Aufbewahrungsfrist. Es werden keine Inhalte gespeichert.
• KI-Generierungsprotokolle (Audit-Trail): bis zu 3 Jahre zur Erfüllung der Nachweispflichten der KI-Verordnung; sie enthalten ausschließlich kryptografische Prüfsummen und werden mit der Löschung Ihres Kontos gelöscht.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Kopien bei Auftragsverarbeitern: Ob und wie lange Vercel (KI-Gateway) und Google (Vertex AI) die für KI-Funktionen übermittelten Inhalte speichern, richtet sich nach deren Fristen; eine Nichtspeicherung oder sofortige Löschung dort können wir derzeit nicht zusichern. Die Löschung Ihres Kontos bei uns entfernt solche Kopien deshalb nicht unmittelbar.
• Feedback- und Umfragedaten: bis zur Löschung Ihres Nutzerkontos oder bis zu Ihrem Widerspruch gegen diese Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), je nachdem, was früher eintritt.

5. Einsatz Künstlicher Intelligenz

BewerberGeist nutzt große Sprachmodelle für zwei Zwecke: die Generierung und Verbesserung von Bewerbungstexten sowie das Auslesen hochgeladener Lebenslauf-Dateien beim KI-Import. Für beide Zwecke setzen wir das Sprachmodell Claude Haiku ein, das auf Google Vertex AI läuft und das wir über das KI-Gateway des US-Unternehmens Vercel (Vercel AI Gateway) ansprechen. Wir lassen jede Anfrage ausschließlich an Vertex AI mit einem Verarbeitungsstandort in der EU leiten und verwerfen jede Antwort, die nach den Routing-Angaben des Gateways nicht dort verarbeitet wurde. Der Weg der Anfrage in das Gateway kann über Vercel-Standorte außerhalb der EU führen, und Ausnahmen der Anbieter, etwa zur Missbrauchsprüfung, sind von dieser Festlegung nicht erfasst. Eine Nichtspeicherung der übermittelten Inhalte durch Vercel oder Google können wir derzeit nicht zusichern.

Beim KI-gestützten Lebenslauf-Import werden die von Ihnen hochgeladenen Dateien — auch eingescannte PDFs und Fotos, die ein Bewerbungsfoto enthalten können — zur Auswertung über das Vercel AI Gateway an Google Vertex AI übermittelt. Der Ort der KI-Verarbeitung ist von der Datenspeicherung zu unterscheiden: Die Auswertung selbst lassen wir ausschließlich bei Vertex AI in der EU durchführen; die Anfrage dorthin läuft über Vercel. Wir selbst legen die hochgeladenen Dateien für den Import nicht ab; gespeichert wird der daraus entstandene Entwurf, den Sie vor der Übernahme prüfen.

Da die übermittelten Texte und Dateien besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten können, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung in die gesonderte Einwilligungskategorie „KI“ (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Diese Kategorie ist von der Kategorie „Funktional“ (komoot Photon, Google Speech-to-Text) getrennt; die Erteilung der einen schaltet die andere nicht frei. Erteilen Sie die KI-Einwilligung nicht, werden keine Texte oder Dateien an ein KI-System übermittelt und die KI-Funktionen bleiben deaktiviert.

Bei der Textgenerierung übermitteln wir an das KI-System ausschließlich die von Ihnen für die jeweilige Generierung bereitgestellten Texte und Kontextangaben (z. B. Stellenbezeichnung, Branche). Beim KI-Import übermitteln wir die von Ihnen hochgeladenen Lebenslauf-Dateien selbst (die ein Bewerbungsfoto enthalten können). In beiden Fällen werden keine Kontokennungen übermittelt.

Wenn Sie dem Geist-Assistenten zusätzlich die gesonderte Einwilligung „Geist-Dokumentkontext“ erteilen, können gespeicherte Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Bewerbung), optionale Textmarkierungen und verknüpfte Stellenangaben als Kontext in die Geist-Anfrage einbezogen werden. Ohne diese Einwilligung bleibt der Chat mit der KI-Einwilligung möglich; gespeicherte Dokumenttexte werden dann nicht übermittelt. „Alle akzeptieren“ erteilt diese Einwilligung nicht.

KI-generierte Inhalte werden in der Anwendung mit dem Hinweis „KI-generiert“ gekennzeichnet und in den gespeicherten Dokumenten maschinenlesbar markiert (Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689).

Für jede Generierung wird ein Prüfprotokoll gespeichert (Zeitstempel, betroffener Abschnitt, Generierungsmodus, kryptografische Prüfsummen von Ein- und Ausgabe). Die Inhalte selbst werden im Prüfprotokoll nicht im Klartext gespeichert.

Die Nutzung der KI-Funktionen ist freiwillig; alle Kernfunktionen der Plattform stehen auch ohne KI-Unterstützung zur Verfügung.

Weitere Informationen: siehe die Seite „Wie nutzt BewerberGeist KI?“ unter /ki-transparenz.

6. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden technisch notwendige Speichertechnologien (z. B. Local Storage für Anmeldestatus, Spracheinstellung, Design-Modus und Ihre Einwilligungsentscheidung). Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analyse-, Marketing-, funktionale und KI-Drittdienste setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG; für die KI-Verarbeitung zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Zur Reichweitenmessung setzen wir bei erteilter Analyse-Einwilligung Plausible (cookielos, in der EU gehostet) ein; Marketing-Dienste sind derzeit nicht aktiv. Funktionale Drittdienste — die Adress-Autovervollständigung über komoot Photon und die Spracheingabe über Google Speech-to-Text — werden erst nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Funktional“ aktiviert (siehe Abschnitt 3).

Die KI-Funktionen sind eine gesonderte Einwilligungskategorie („KI“): Erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung in diese Kategorie übermitteln wir Ihre Eingabetexte und hochgeladenen Dateien — die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten können — über das KI-Gateway des US-Unternehmens Vercel an Google Vertex AI (KI-Verarbeitung in der EU, siehe Abschnitt 3) — für die Textgenerierung, das KI-Interview und den Lebenslauf-Import (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung ist von der Kategorie „Funktional“ (komoot Photon, Google Speech-to-Text) getrennt; die Erteilung der einen Kategorie schaltet die andere nicht frei.

Für das Anhängen gespeicherter Bewerbungsunterlagen an den Geist-Assistenten gilt zusätzlich die Einwilligungskategorie „Geist-Dokumentkontext“ (Zweckbindung). Sie wird nicht durch „Alle akzeptieren“ und nicht allein durch die KI-Einwilligung erteilt.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen (Fußzeile oder Datenschutz-Einstellungen) widerrufen oder anpassen.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — in den Datenschutz-Einstellungen können Sie jederzeit eine vollständige Kopie Ihrer Daten im JSON-Format herunterladen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Ihre Bewerbungsdaten können Sie jederzeit selbst in der Anwendung bearbeiten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — in den Datenschutz-Einstellungen können Sie die vollständige Löschung Ihres Kontos beantragen (30 Tage Kulanzfrist, danach endgültige Löschung).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — der JSON-Export erfüllt dieses Recht in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Verantwortlichen: __TODO_BETREIBER__ (zuständige Landesdatenschutzbehörde am Sitz des Verantwortlichen, z. B. Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit).

9. Datensicherheit und Privacy by Design

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS). Dokumente und hochgeladene Dateien speichern wir in Frankfurt am Main; Anmeldedaten verarbeitet unser Anmeldedienst Clerk in den USA (siehe Abschnitt 3). Der Zugriff auf Ihre Daten ist durch Authentifizierung und mandantengetrennte Zugriffskontrollen geschützt.

Wir erheben nur Daten, die für die Bereitstellung der Funktionen erforderlich sind (Datenminimierung, Art. 25 DSGVO).

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /datenschutz abrufbar.